Een onvergetelijke immersive experience voor HP klanten
HP wilde zijn klanten onderdompelen in een unieke beleving en hen laten kennismaken met HP Workforce Solutions. Castel ging aan de slag om HP’s klanten een onvergetelijke ervaring te bezorgen. Met indrukwekkende presentaties gegeven door HP-experts en een verfijnd viergangenmenu werden de gasten volledig meegenomen in het verhaal van HP Workforce Solutions. Wij coördineerden het hele evenement van begin tot eind: van de mise-en-place tot het dessert en zelfs daarna.
Communicatie die inspireert
De immersive experience vroeg om een opvallende uitnodiging. Eentje die de genodigden prikkelde en een voorsmaakje gaf van het event zelf. Daarom ontwierpen we een uitnodiging met lenticulair drukwerk waarbij de zes verschillende HP Workforce Solutions in beeld gebracht werden. Daarnaast ontwikkelden we diverse digitale uitingen, waaronder een registratiepagina, e-invite, bevestigingsmail, praktische informatie en een bedankingsmail. De bedankingsmail liet de aanwezigen het evenement opnieuw beleven met extra informatie, foto’s en een aftermovie.
Een minutieuze voorbereiding
Lang voordat het evenement plaatsvond, waren wij al druk bezig met de voorbereidingen. We inspecteerden de locatie, bespraken het menu met de cateraar, volgden de registraties op en bereidden het verloop van het evenement voor. We creëerden meeslepende projecties die de gasten van aankomst tot vertrek onderdompelden in de wereld van HP. Zo zorgden we voor een 3D-demoroom met de nieuwste HP-producten en andere immersive projecties die de presentaties over HP Workforce Solutions perfect ondersteunden. We streven er altijd naar om een meerwaarde te bieden, zo zorgden we voor dit evenement voor een leuke AI-photobooth – AI was immers een belangrijk onderdeel van de presentaties.
Coördinatie vanop de eerste rij
Tijdens het evenement waren we uiteraard ter plaatse om alles in goede banen te leiden. We zorgden voor een vlekkeloze uitvoering door de laatste afspraken met de locatie te maken en de crew te briefen, bestaande uit hostessen, fotografen en technici. Onze zorgvuldige coördinatie van de catering zorgde ervoor dat elk aspect van het diner naadloos verliep. Om zeker te zijn dat alles volgens plan zou verlopen, organiseerden we samen met de sprekers en de regie een uitgebreide dry run. Dit stelde ons in staat om mogelijke problemen vroegtijdig te identificeren en op te lossen. Tijdens het evenement zelf volgden we alle activiteiten nauwgezet op vanuit de regie, zodat we onmiddellijk konden ingrijpen indien nodig en de beleving voor alle gasten optimaal bleef.